FACYLITACJA

Kluczowe dla prowadzenia analizy w metodyce OMNIS proces oraz zestaw technik służących maksymalizacji skuteczności oraz efektywności komunikacji.

Czym jest facylitacja?

W AION facylitację rozumiemy następująco

„Facylitacja to zestaw działań oraz technik, przy pomocy których neutralna z punktu widzenia merytoryki spotkania osoba, zwana facylitatorem zwiększa efektywność i skutecznośćpracy grupy

Facylitacja jest więc tym narzędziem, przy pomocy którego analityk komunikuje się z interesariuszami prowadzonego przedsięwzięcia podczas pracy grupowej. W teorii, facylitator powinien pozostać neutralny w stosunku do zakresu merytorycznego spotkania, natomiast nasza praktyka pokazuje, że w przypadku analityka prowadzącego warsztat zasady tej nie należy się kurczowo trzymać. Dobrze jest jednakże jawnie kounikować sytuację, w której analityk wychodzi z roli facylitatora i odnosi się do merytoryki. 

W metodyce OMNIS, w odróżnieniu od innych składowych, facylitacja jest obszarem a nie etapem. Facylitację należy wykorzystywać we wszytkich etapach analizy, gdyż dzięki niej znacznie usprawniany jest proces komunikacji w grupie. Tym bardziej jest to istotne w sytuacji, w której analitycy wykorzystują modele, czyli środki wyrazu, które nie są intuicyjne dla wszystkich interesariuszy przedsięwzięcia.Sprawna facylitacja pozwala zmniejszyć, lub całkowicie usunąć, naturalny początkowy opór przed stosowaniem tego typu narzędzi inżynierskich.

Facylitacja w metodyce  OMNIS jest procesem trójfazowym.

Planowanie spotkania

Planowanie spotkania jest etapem w trakcie którego podejmowane są działania mające na celu opracowanie koncepcji działań, jakie zostaną wykonane aby efektywnie osiągnąć cel spotkania. Przede wszystkim w tej fazie planowania spotkania dokonuje się ostatecznej decyzji, czy spotkanie należy realizować, mając na uwadze, iż jest to jeden z najdroższych (jeśli nie najdroższy) środek komunikacji. W przypadku potwierdzenia konieczności organizacji spotkania, analityk powinien zaplanować cele oraz sposób jego poprowadzdnia (warto zapoznać się z wpisem dotyczącym tego zagadnienia) oraz zakomunikować plan wszystkim uczestnikom spotkania z prośbą o ewentualne komentarze (warto zapoznać się z  wpisem dotyczącym tego zagadnienia). Odpowiednio wczesna komunikacja pozwala zebrać informację zwrotną o przesłanym planie i ewentualnie uwzględnić uwagi, aby jeszcze lepiej wykorzystać czas przeznaczony na samo spotkanie. W fazie planowania może się okazać konieczne przeprowadzenie rozmów z niektórymi interesariuszami przedsięwzięcia (niekoniecznie muszą to być uczestnicy spotkania) aby pozyskać informacje potrzebne do zaplanowania i przeprowadzenia spotkania.

Podczas planowania warto także zwrócic uwagę na reguły, które powinny obowiązywać wszystkich jego uczestników podczas spotkania (np. niekorzystanie z telefonów podczas spotkania). Zagadnienie to jest tym ważniejsze im większa jest ranga spotkania oraz liczba jego uczestników. Przykłady reguł zachowań zaprezentowano we wpise Kontrakt spotkania. Wysłanie ostatecznej wersji Zaproszenia na spotkanie do wszystkich uczestników spotkania kończy tę fazę procesu.

Należy na koniec nadmienić, iż faza planowania stanowi istotny element całkowitego czasu realizacji spotkania. Z praktyki firmy AION zasadne wydaje się przyjmowanie poniższych szacunków dla typowych sytuacji analitycznych. Oczywiście, duży wpływ na szacunki mają doświadczenie analityka, znajomość uczestników spotkania, złożoność omawianych zagadnień, charakter interakcji z grupą co może spowodować, że faktyczne proporcje mogą się różnić od podanych poniżej.

Charakter spotkania Pozyskiwanie informacji Projektowanie agendy Całkowity czas
Jednodniowe warsztaty w nowym temacie (grupa 12 osób) 1/2 dnia 1/2 dnia 2 dni
Jednodniowe warsztaty w nowym temacie (grupa ponad 18 osób) 1 – 1 1/2 dnia 1/2 dnia 2 1/2 – 3 dni
Jednodniowe warsztaty w znanym temacie 0 – 1/4 dnia 1/4 – 1/2 dnia 1 1/2 – 1 3/4 dnia

 

Prowadzenie spotkania

Druga faza procesu jest niejako jego kwintesencją i rozpoczyna się od momentu, w którym analityk przygotowuje miejsce, w którym ma się zebrać grupa.  Wyposażenie sali i rozkład mebli muszą pozwolić na poprowadzenie spotkania zgodnie z planem oraz w sposób efektywny. Jeżeli na przykład w trakcie spotkania osoby będa proszone o czasowe przeprowadzenia prac w grupach należy zastanowić się w jaki sposób przegrupować osoby na spotkaniu i zapewnić miejsce do pracy (być może trzeba będzie zrobić przerwę i zmienić aranżację miejsca). Warto także zawczasu dostarczyć potrzebne do prac materiały biurowe aby zaoszczędzić czas na to na spotkaniu. Wszystkie działania przygotowawcze warto zakończyć na 15-20 minut przed terminem rozpoczęcia i pojawieniem się pierwszych uczestników. To z jednej strony zbuduje jeszcze przed rozpoczęciem pozytywny wizerunek analityka a z drugiej pozwoli na poświęcenie czasu uczestnikom, gdy zaczną sie pojawiać.

Rozpoczęcie spotkania to niezwykle istotny moment. Jest to bowiem ostatnia dobra chwila w której można dokonać ewentualej zmiany planów przed rozpoczęciem merytorycznych dyskusji. W trakcie wypowiedzi powitalnej warto więc jeszcze raz przypomnieć jaki jest cel spotkania, jake działania będą realizowane na spotkaniu (w terminologii facylitacyjnej często wykorzystuje się pojęcie proces) oraz jaki czas jest przewidziany na spotkanie. Dodatkowo, jeśli jest to pierwsze spotkanie z nową grupą uczestników warto także na początku dodać kilka słów o sobie, w szczególności podkreślając  swoje kwalifikacje predystynujące do prowadzenia tego spotkania. W zależności od specyfiki spotkania, można rozpatrzyć do wykonania na początku spotkania poniższe działania:

  • wyjaśnienie roli analityka – facylitatora,
  • szczegółowe omówienie agendy spotkania,
  • omówienie proponowanych kryteriów zachowań wraz z ich ewentualną korektą w grupie,
  • przedstawienie się uczestników,
  • ustanowienie parkingu na zagadnienia, które będą wymagały rozpatrzenia po spotkaniu.

Po zakończeniu części wprowadzającej rozpoczyna się facylitacja grupy. Należy mieć na uwadze, że facylitacja nie ogranicza się jedynie do pilnowania założonych ram czasowych. Facylitator, pozostając neutralnym wobec merytoryki, ale w pełni odpowiedzialnym za proces, musi przez cały czas trwania spotkania monitorować jego przebieg i interweniować w sytuacji, gdy spotkanie zaczyna tracić na efektywności. W szczególności oznacza to, iż facylitator powinien:

  • interweniować w sytuacji, gdu uczestnicy wykraczają poza przyjęte kryteria zachowań,
  • aktywować uczestników, którzy niewystarczająco się angażują w spotkanie,
  • pomagać w podejmowaniu decyzji, stosując odpowiednie techniki facylitacyjne,
  • parafrazować i podsumowywać istotne momenty dyskusji,
  • pomagać grupie wyjść z dyskusji, które utknęły w miejscu,
  • dostosowywać proces do potrzeb chwili,
  • prowadzić parking,
  • prowadzić czytelne notatki obrazujące osiągane rezultaty spotkania (w przypadku analityków, mogże to być na przykład przebieg usprawnianego procesu biznesowego). 

Bez względu na stan osiągnięcia celów, każde spotkanie powinno zostać jawnie zakończone. W ramach działań zakończeniowych, facylitator powinien między innymi:

  • krótko podsumować osiągnięte rezultaty wraz z podsumowaniem poziomu realizacji celów spotkania,
  • omowić każde z zagadnień odnotowanych na parkingu oraz doprowadzić do przypisania odpowiedzialności za zagadnienie uczestnikom spotkania,
  • ustalić termin przesłania notatki ze spotkania,
  • wspólnie z grupą zaplanować dalsze działania, jeżeli takowe są wymagane,
  • przeprowadzić ewaluację warsztatów (do tego celu można wykorzystać szablon dostępny we wpise Ocena spotkania).

Podsumowanie spotkania

Podsumowanie spotkania to etap, w ramach którego analityk przekazuje w uzgodnionej formie finalne ustalenia (wzór szaplony podsumowania spotkania opisuje wpis Notatka ze spotkania) oraz pozyskuje informację od lidera grupy (może być to np. kierownik albo product owner) odnośnie jego oceny spotkania. 

UŻYTECZNE TECHNIKI

Nie znaleziono żadnych wyników

Nie znaleziono szukanej strony. Proszę spróbować innej definicji wyszukiwania lub zlokalizować wpis przy użyciu nawigacji powyżej.

Terminologia BPMN 2.0

Terminologia BPMN 2.0 zawiera autorskie tłumaczenie angielskich terminów z zakresu BPMN 2.0 na język polski. Celem dokumentu jest ujednoliceniu pojęć, pojawiających się coraz częściej w dokumentach analitycznych.