FACYLITACJA

W metodyce OMNIS, w odróżnieniu od innych składowych, facylitacja jest obszarem a nie etapem. Facylitację należy wykorzystywać we wszytkich etapach analizy, gdyż dzięki niej znacznie usprawniany jest proces komunikacji w grupie. Tym bardziej jest to istotne w sytuacji, w której analitycy wykorzystują modele, czyli środki wyrazu, które nie są intuicyjne dla wszystkich interesariuszy przedsięwzięcia.Sprawna facylitacja pozwala zmniejszyć, lub całkowicie usunąć, naturalny początkowy opór przed stosowaniem tego typu narzędzi inżynierskich.

Facylitacja w metodyce  OMNIS jest procesem trójfazowym.

Planowanie spotkania

Planowanie spotkania jest etapem w trakcie którego podejmowane są działania mające na celu opracowanie koncepcji działań, jakie zostaną wykonane aby efektywnie osiągnąć cel spotkania. Przede wszystkim w tej fazie planowania spotkania dokonuje się ostatecznej decyzji, czy spotkanie należy realizować, mając na uwadze, iż jest to jeden z najdroższych (jeśli nie najdroższy) środek komunikacji. W przypadku potwierdzenia konieczności organizacji spotkania, analityk powinien zaplanować cele oraz sposób jego poprowadzdnia (warto zapoznać się z wpisem dotyczącym tego zagadnienia) oraz zakomunikować plan wszystkim uczestnikom spotkania z prośbą o ewentualne komentarze (warto zapoznać się z  wpisem dotyczącym tego zagadnienia). Odpowiednio wczesna komunikacja pozwala zebrać informację zwrotną o przesłanym planie i ewentualnie uwzględnić uwagi, aby jeszcze lepiej wykorzystać czas przeznaczony na samo spotkanie. W fazie planowania może się okazać konieczne przeprowadzenie rozmów z niektórymi interesariuszami przedsięwzięcia (niekoniecznie muszą to być uczestnicy spotkania) aby pozyskać informacje potrzebne do zaplanowania i przeprowadzenia spotkania.

Podczas planowania warto także zwrócic uwagę na reguły, które powinny obowiązywać wszystkich jego uczestników podczas spotkania (np. niekorzystanie z telefonów podczas spotkania). Zagadnienie to jest tym ważniejsze im większa jest ranga spotkania oraz liczba jego uczestników. Przykłady reguł zachowań zaprezentowano we wpise Kontrakt spotkania. Wysłanie ostatecznej wersji Zaproszenia na spotkanie do wszystkich uczestników spotkania kończy tę fazę procesu.

Należy na koniec nadmienić, iż faza planowania stanowi istotny element całkowitego czasu realizacji spotkania. Z praktyki firmy AION zasadne wydaje się przyjmowanie poniższych szacunków dla typowych sytuacji analitycznych. Oczywiście, duży wpływ na szacunki mają doświadczenie analityka, znajomość uczestników spotkania, złożoność omawianych zagadnień, charakter interakcji z grupą co może spowodować, że faktyczne proporcje mogą się różnić od podanych poniżej.

Prowadzenie spotkania

Druga faza procesu jest niejako jego kwintesencją i rozpoczyna się od momentu, w którym analityk przygotowuje miejsce, w którym ma się zebrać grupa.  Wyposażenie sali i rozkład mebli muszą pozwolić na poprowadzenie spotkania zgodnie z planem oraz w sposób efektywny. Jeżeli na przykład w trakcie spotkania osoby będa proszone o czasowe przeprowadzenia prac w grupach należy zastanowić się w jaki sposób przegrupować osoby na spotkaniu i zapewnić miejsce do pracy (być może trzeba będzie zrobić przerwę i zmienić aranżację miejsca). Warto także zawczasu dostarczyć potrzebne do prac materiały biurowe aby zaoszczędzić czas na to na spotkaniu. Wszystkie działania przygotowawcze warto zakończyć na 15-20 minut przed terminem rozpoczęcia i pojawieniem się pierwszych uczestników. To z jednej strony zbuduje jeszcze przed rozpoczęciem pozytywny wizerunek analityka a z drugiej pozwoli na poświęcenie czasu uczestnikom, gdy zaczną sie pojawiać.

Rozpoczęcie spotkania to niezwykle istotny moment. Jest to bowiem ostatnia dobra chwila w której można dokonać ewentualej zmiany planów przed rozpoczęciem merytorycznych dyskusji. W trakcie wypowiedzi powitalnej warto więc jeszcze raz przypomnieć jaki jest cel spotkania, jake działania będą realizowane na spotkaniu (w terminologii facylitacyjnej często wykorzystuje się pojęcie proces) oraz jaki czas jest przewidziany na spotkanie. Dodatkowo, jeśli jest to pierwsze spotkanie z nową grupą uczestników warto także na początku dodać kilka słów o sobie, w szczególności podkreślając  swoje kwalifikacje predystynujące do prowadzenia tego spotkania. W zależności od specyfiki spotkania, można rozpatrzyć do wykonania na początku spotkania poniższe działania:

• wyjaśnienie roli analityka – facylitatora,
• szczegółowe omówienie agendy spotkania,
• omówienie proponowanych kryteriów zachowań wraz z ich ewentualną korektą w grupie,
• przedstawienie się uczestników,
• ustanowienie parkingu na zagadnienia, które będą wymagały rozpatrzenia po spotkaniu.

Po zakończeniu części wprowadzającej rozpoczyna się facylitacja grupy. Należy mieć na uwadze, że facylitacja nie ogranicza się jedynie do pilnowania założonych ram czasowych. Facylitator, pozostając neutralnym wobec merytoryki, ale w pełni odpowiedzialnym za proces, musi przez cały czas trwania spotkania monitorować jego przebieg i interweniować w sytuacji, gdy spotkanie zaczyna tracić na efektywności. W szczególności oznacza to, iż facylitator powinien:

• interweniować w sytuacji, gdu uczestnicy wykraczają poza przyjęte kryteria zachowań,
• aktywować uczestników, którzy niewystarczająco się angażują w spotkanie,
• pomagać w podejmowaniu decyzji, stosując odpowiednie techniki facylitacyjne,
• parafrazować i podsumowywać istotne momenty dyskusji,
• pomagać grupie wyjść z dyskusji, które utknęły w miejscu,
• dostosowywać proces do potrzeb chwili,
• prowadzić parking,
• prowadzić czytelne notatki obrazujące osiągane rezultaty spotkania (w przypadku analityków, mogże to być na przykład przebieg usprawnianego procesu biznesowego). 

Bez względu na stan osiągnięcia celów, każde spotkanie powinno zostać jawnie zakończone. W ramach działań zakończeniowych, facylitator powinien między innymi:

• krótko podsumować osiągnięte rezultaty wraz z podsumowaniem poziomu realizacji celów spotkania,
• omowić każde z zagadnień odnotowanych na parkingu oraz doprowadzić do przypisania odpowiedzialności za zagadnienie uczestnikom spotkania,
• ustalić termin przesłania notatki ze spotkania,
• wspólnie z grupą zaplanować dalsze działania, jeżeli takowe są wymagane,
• przeprowadzić ewaluację warsztatów (do tego celu można wykorzystać szablon dostępny we wpise Ocena spotkania).

Podsumowanie spotkania

Podsumowanie spotkania to etap, w ramach którego analityk przekazuje w uzgodnionej formie finalne ustalenia (wzór szaplony podsumowania spotkania opisuje wpis Notatka ze spotkania) oraz pozyskuje informację od lidera grupy (może być to np. kierownik albo product owner) odnośnie jego oceny spotkania.